Gerenciamento e fiscalização de contratos.

Dando continuidade aos assuntos sobre gerenciamento, já comentamos aqui sobre dicas, para manter sua equipe unida, gerenciamento de projetos e obras, gerenciamento de pessoas, e para complementar agora algumas praticas sobre gerenciamento e fiscalização de contratos no qual julgo ser o mais critico entre todos eles.

Segue como referência os assuntos já abordados:
– Gerenciamento de equipes de trabalho
– Gerenciamento de projetos e obras
– Trabalho em equipe, 10 dicas para que isso aconteça.

Seguem alguma discas e orientações que devem ser consideradas como básicas, para viabilizar as fiscalizações com sucesso do alcance e obediência ás metas estabelecidas nestes contratos.

Gerenciamento de riscos diante dos objetivos: Se analisado, todo objetivo é acompanhado de riscos que devem ser avaliados pelo gestor do contrato que deverá definir uma estratégia de atuação diante destes afins de não comprometer o bom andamento do processo, para que este chegue até o seu final com o mínimo de prejuízos para ambos. Isto pode ser feita através de várias ferramentas de controle e medições.
Ambiente de controle: Partindo deste principio o gestor deve acompanhar de perto no cotidiano, todas as ações com relação ás normas definidas para trabalho, a viabilidade da comunicação, ponto este muito importante entre contratante e contratada, deverá estabelecer e verificar os perfis profissionais colocados em cada função e cargos, na delegação das atividades, definindo bem as regras de atuação de cada um.

Atividades de controle: As atividades da equipe devem ser controladas através de mecanismo adotado para tal finalidade, que podem ser relatórios diários, cronogramas das diversas atividades, que deverão ser acompanhados pelo fiscal de contrato. Pode-se utilizar ainda softwares de controle para esta atividade.

Transparência: Na gestão publica onde o gestor deverá propiciar o acesso ao fluxo das informações não ocultando dados tanto para dentro como para fora da organização. Esta atividade está ligada diretamente á ação das “ATIVIDADES DE CONTROLE”, tornado mesmo transparente os resultados deste controle, juntamente com o que está sendo controlado. Como se fosse um balanço das atividades e seus resultados. Isto fortalece toda a ação administrativa de um contrato, tornando este transparente á qualquer ação de auditoria e publicação.

Lembrando que estes procedimentos são regidos por leis que autenticam o processo de contrato e fiscalização perante qualquer ação publica ou mesmo entre as partes, verificando a integridade do serviço e mesmo servindo como instrumento de liberação de pagamentos de valores.

Quais as responsabilidades do Gestor de contratos

1 -Nas questões administrativas:
Todos os gestores de contrato, devem ser cumpridores de suas ações com eficiência e envolvimento afim de controlar todas irregularidades da empresa contratada , buscando sempre a resolução administrativa de questões que serão apresentadas , ,evitando assim situações contrárias ao contrato de conduta , finanças , gerenciamento de pessoas , cumprimento de cronogramas e atividades de obrigações fiscais .

2 – Na questão civil :
Quando, em razão da execução irregular do Contrato,ficar comprovado algum dano de qualquer espécie que seja , o Gestor e/ou Fiscal serão chamados para ressarcir a quem de direito. Para esse fim, deverá ser demonstrado a responsabilidade do agente, tal negligência se foi por ,imperícia ou imprudência. Se o dano for causado a terceiros, responderá o servidor à Fazenda Pública, em ação regressiva.Ou seja, se houver dano , a administração, através de processo administrativo, comunicará o Gestor/Fiscal para efetuar o recolhimento da importância necessária ao ressarcimento do prejuízo.

3 – Na questão de compra de materiais:
a)deverá ser verificado atentamente o custo da despesa se existe ou não inexigibilidade,assim como os anexos, que irão definir , principalmente quanto à: – especificação do objeto;
– prazo e local de entrega do material;

b) juntar toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando,

c) receber a fatura de cobrança, conferindo:
– se as condições de pagamento do Contrato foram Obedecidas
– se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido;
– se a Nota Fiscal/Fatura está corretamente preenchida;

d) notificar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o não cumprimento de quaisquer cláusulas contratuais.

e) manter contato com o representante da Contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do Contrato.

4 -Nos Serviços de mão de obra contratados:

a)os principais itens a serem relevados são :
– especificação do objeto (especificar para obras , manutenção , projetos , etc)
– prazo e local de execução do serviço,
– cronograma dos serviços;

b) documentação
– juntar toda documentação e fazer constar do objeto de contrato , documentos da empresa , responsável da mesma, dos funcionários que estarão prestando serviços na área em questão.

c) acompanhar a execução dos serviços, mediante cronograma elaborado pela contratada .

d) receber a fatura de cobrança, conferindo:
– se as condições para o pagamento do Contrato foram obedecidas;
– se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi efetuado;
– se a Nota Fiscal/Fatura está corretamente preenchida;
– se está acompanhada das guias de quitação do FGTS/INSS sobre a mão de obra empregada (no caso de manutenção,serviço de engenharia, limpeza, etc.),

e) encaminhar a Nota Fiscal/Fatura devidamente atestada ao setor competente, visando o pagamento.

Conforme o tipo de contrato e dimensão do mesmo, falhas são comuns acontecerem e devemos atentar para elas seguem as mais observadas :

a) valor da Nota Fiscal/Fatura incompatível com a proposta apresentada pela Contratada;

b) preenchimento indevido Nota Fiscal/Fatura com campos incompletos, principalmente quanto à data de emissão;

c) é comum acontecer a falta de assinatura no termos de recebimento bem como ausência de identificação/carimbo de quem os assina;

d) manifestação tardia pela prorrogação do Contrato, quando o correto seria bem antes do seu término;

e) divergências entre as medições atestadas e os valores efetivamente pagos;

f) perda de prazo em relação à satisfação dos tributos

Acredito que pudemos ter uma visão geral dos principais que gerenciam e fiscalizam um contrato de qualquer espécie que seja . Claro que no fundo o assunto é bem mais complexo e aconselha-se pessoas que forem atuar diretamente nessa área a fazerem treinamentos mais específicos , com maiores detalhes , envolvendo as leis que regularizam cada um dos itens vistos e a atuação fiscal em si .

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